Denne veiledningen er for deg som ønsker å tildele et medlem en rolle i egen organisasjonsenhet. Tildeling av riktige roller påvirker mye mer enn hva man har tilgang til å gjøre og se i Min speiding. Det er derfor viktig at alle som innehar et verv i en speidergruppe, er registrert med en tilsvarende rolle i Min speiding.

Alle skal ha en rolle

Alle voksne medlemmer (ikke rovere) skal ha en rolle i Min speiding, og dette er spesielt viktig for frivillige som har verv med ansvar for speidere (rollen utløser i slike tilfeller et opplæringskrav).

Det er ønskelig at alle nye frivillige registreres med en rolle med en gang. Dette kan gjøres ved innmelding eller på et senere tidspunkt. Rolletildeling bør inngå i rutinen for mottak av nye frivillige. Hvilken rolle den nye frivillige skal ha, avtales under den innledende forventningsavklaringen mellom den frivillige og gruppelederen (eller en annen leder som har fått ansvar for dette). Det å ha en riktig rolle i Min speiding er forutsetningen for å komme i gang med den obligatoriske opplæringen og få nødvendig informasjon fra forbundet.

Det er flere måter å tildele roller på.

Tildele roller via gruppesiden

Alle organisasjonsenheter har en rollefane:

1. Gå inn på din speidergruppe i Min speiding. (Sørg for at du er i Adminversjonen! For å komme dit fra brukerversjonen trykker du på Adminversjon nederst i menyen.)
 
2. Trykk på fanen "Roller" 

Image Placeholder

Du må ha redigeringstilgang til medlemmer for å kunne søke frem medlemmer og legge til roller.

For å legge til en rolle trykker du på grønt +.

Da vil du få et felt hvor du kan søke frem medlemmet du vil tildele en rolle. Du kan søke på navn eller medlemsnummer. Du må trykke på søkeresultatet for at det skal bli valgt.

Image Placeholder

I nedtrekksmenyen velger du riktig rolle og trykker på knappen "Legg til medlem". 

Nå vil medlemmet synes i rolleoversikten på gruppesiden, og rollen vil synes på medlemmets profil.

Tildele roller fra medlemsprofilen

Du kan også redigere roller direkte fra medlemsprofilen. Fordelen med å gjøre det derfra, er at du også kan sette start- og sluttdato for rollen, slik at historikken på medlemmets CV blir riktig.

For å redigere rollene til en person via deres brukerprofil, går du nederst på oversikten (forsiden) på profilen og finner alle roller under overskriften "Roller". Der finnes alle ledd medlemmet har en rolle i, og under hvert ledd er en liste med alle roller og en redigeringsknapp:


Trykk på redigeringsknappen, så ser du en oversikt over alle roller medlemmet har i det organisasjonsleddet, og kan redigere dem, inkludert endre start-/sluttdato og fjerne rollen.
Se mer her. 

Tildele roller ved innmelding

Når en ny frivillig (et nytt voksent medlem) melder seg inn i en speidergruppe, vil gruppeleder få et varsel om å godkjenne medlemskapet. Et ledd i denne godkjenningsprosessen er tildeling av en rolle. 

Tildele roller ved endring av verv

Det er også viktig å oppdatere rollene hver gang et voksent medlem bytter verv. Dette gjøres enten vis gruppesiden eller fra medlemmets profil som beskrevet over.

Hvordan velge riktig rolle?

Ved tildeling av roller til (nye) frivillige må du ta stilling til følgende spørsmål:
  • Skal medlemmet ha en rolle som er knyttet til et ledelsesverv eller en rolle som ikke innebærer lederansvar?
  • Skal medlemmet ha en rolle på enhetsnivå eller gruppenivå?
  • Skal vedkommende ha en spesifikk rolle eller en mer generell rolle?
Her er noen typiske roller:

  • Spesifikke roller i gruppa: Det finnes en rekke spesifikke roller å velge mellom. For eksempel "Gruppestyremedlem", "Gruppeleder", "Regnskapsfører" eller "IT-ansvarlig".

  • Rolle i en enhet: Det vanligste er å tildele en rolle direkte i enheten der den frivillige skal bidra, for eksempel "Enhetsassistent" eller "Enhetsleder". Denne rollen tildeles fra enhetens rollefane, på samme måte som det er forklart for gruppenivået.

  • Møte- og turhjelper: Du kan tildele rollen "Møte- og turhjelper" til for eksempel foreldre som skal å bidra regelmessig på møter og turer (3 sammenhengende dager eller mer eller 3 ganger eller mer), men som ikke ønsker å forplikte seg til et fast lederverv. Det er viktig at disse også meldes inn og får en rolle, siden det stilles krav til dem om obligatorisk opplæring i trygg og sikker speiding og politiattest, på lik linje med faste speiderledere. Samtidig vil ikke medlemmer med denne rollen få tilbud om annen opplæring fra forbundet eller kretsen, og vil ikke motta annen medlemsinformasjon.

  • Ikke-spesifikke roller: Du kan tildele rollen "Leder" ved mindre spesifikke ledelsesverv. 
    Et annen ikke-spesifikk rolle er "Ressursperson". Denne kan for eksempel tildeles til frivillige som ikke har et lederansvar, men ønsker å være medlem og bidra med andre oppgaver i gruppa.

Vervrelaterte roller vs. tilganger

Unngå å tildele tilganger istedenfor roller ved innmelding eller endring av verv! Eksempel på en tilgang er "lesetilgang - enhet". Disse tilgangene har en viktig tilleggsfunksjon, men skal helst gis til frivillige som allerede har en formell rolle i speidergruppa, og bare hvis rollen deres i utgangspunktet ikke dekker alle deres behov for tilganger. Det er altså unødvendig å gi eksempelvis en lesetilgang i en enhet til noen som allerede har blitt registrert med rollen som enhetsassistent i denne enheten.